Для эффективной работы агентства по аренде квартир необходима хорошо налаженная CRM система, позволяющая систематизировать все бизнес-процессы, от поступления заявки до финального расчета. Битрикс24 стала оптимальным выбором для автоматизации этой сферы услуг.

Первым этапом была проведена настройка CRM с учетом специфики деятельности агентства. Были проанализированы и оптимизированы структура карточек клиентов, компаний и сделок в Битрикс24. Основной акцент был сделан на реализацию воронки аренды.

Воронка аренды - ключевой инструмент в CRM, который позволяет отслеживать весь жизненный цикл сделки по аренде квартиры. От первоначальной заявки до окончательного расчета с клиентом - каждый этап имеет свой статус, который отображается в карточке сделки. Сотрудники всегда видят, на какой стадии находится процесс, что уже сделано, а что еще предстоит.

На первом этапе воронки поступает новая заявка от клиента, будь то через сайт агентства, мессенджеры, соцсети или другие каналы коммуникации. Для систематизации всех входящих обращений были подключены следующие каналы: WhatsApp, Телеграм, ВКонтакте и электронная почта. Теперь любой клиент, написавший в один из этих каналов, автоматически регистрируется в CRM Битрикс24 как новая заявка.

Отдельной важной задачей было налаживание взаимодействия с двумя крупнейшими российскими площадками по аренде квартир - Авито и ЦИАН. Интеграция с этими ресурсами позволила размещать актуальные объявления агентства и общаться с потенциальными клиентами, откликнувшимися на эти объявления, не покидая Битрикс24. Все переписки с Авито и ЦИАН теперь сохраняются в CRM и привязываются к соответствующим сделкам.

Для оперативного подбора вариантов жилья была настроена интеграция с популярным сервисом Realty Calendar. Риелторы получили возможность делать подборку квартир непосредственно из Битрикс24 и сразу отправлять ее клиенту, не тратя время на поиск в разных источниках.

Следующим шагом стала интеграция Битрикс24 с сайтом агентства на WordPress. Был создан виджет с онлайн-чатом, позволяющий посетителям сайта быстро отправить заявку в агентство. Все сообщения из чата поступают непосредственно в CRM Битрикс24 как новые лиды. Кроме того, была настроена форма бронирования квартир, позволяющая клиентам зарезервировать понравившийся вариант прямо на сайте.

Для организации звонков была подключена виртуальная телефония Мегафон. Это дало возможность совершать и принимать звонки прямо из CRM, не используя физические телефонные трубки. Все разговоры записываются, могут прослушиваться и прикрепляться к карточкам сделок.

Одной из ключевых задач стала автоматизация документооборота в агентстве с помощью шаблонов договоров в Битрикс24. Были созданы и настроены унифицированные шаблоны договора аренды, счета на оплату и акта выполненных работ. При заключении сделки менеджеру достаточно одним кликом сформировать документ по нужному шаблону - система автоматически заполнит все необходимые поля данными из карточки клиента и сделки. Готовые документы сразу же отправляются клиенту по электронной почте или в мессенджер.

Дополнительно была настроена функция онлайн-оплаты. После оформления брони клиент получает ссылку для оплаты аванса за первые сутки проживания. При заселении ему выставляется счет на оставшуюся сумму и также приходит ссылка для быстрой оплаты онлайн. Таким образом, обеспечено полное безбумажное оформление с дистанционной оплатой.

Отдельное внимание уделено внедрению системы автоматических оповещений для клиентов. Реализована рассылка уведомлений: подтверждение брони после ее оформления, напоминание за сутки до заезда клиента и напоминание за сутки до выезда. Все это выполняется роботом Битрикс24 автоматически и экономит время сотрудников.

Настроенная CRM система Битрикс24 позволила агентству по аренде квартир решить целый комплекс задач по автоматизации бизнес-процессов, начиная от мониторинга всех каналов коммуникации и заканчивая полной безбумажной сделкой с онлайн-оплатой и напоминаниями клиентам. Все данные структурированы и доступны в режиме одного окна.

Ключевым дополнением ко всем настройкам стала разработка База знаний для сотрудников агентства по работе с Битрикс24. На ее страницах сохранены записи всех прошедших обучающих сессий по новой CRM, включая скринкасты с пошаговыми видеоинструкциями. База знаний станет полезным подспорьем для новых сотрудников компании.

В итоге проделанной работы агентство получило готовое цифровое решение для управления услугами по аренде квартир. Вся деятельность оказалась систематизирована в едином пространстве Битрикс24, включая управление сделками, документами, коммуникациями с клиентами и онлайн-оплатой. Бизнес-процессы компании стали более оптимизированными и эффективными благодаря проведенным настройкам и внедрению CRM системы.

Главные преимущества внедрения Битрикс24 в компании по посуточной аренды:

• Полный контроль над всеми заявками и сделками в едином окне
• Систематизация общения с клиентами из разных источников
• Автоматизация формирования шаблонных документов и счетов
• Организация удобной безбумажной и бездокументарной работы
• Повышение скорости и качества обслуживания клиентов
• Автоматические напоминания клиентам на всех этапах аренды
• База знаний для быстрого обучения новых сотрудников

В условиях жесткой конкуренции на рынке аренды жилья использование современной CRM системы стало одним из ключевых факторов повышения эффективности деятельности агентства. Благодаря проведенной работе по настройке Битрикс24 и выстраиванию оптимальных бизнес-процессов, компания получила неоспоримое конкурентное преимущество.