Для студии оклейки автомобилей пленками OKLEYSPB была проведена полная автоматизация бизнес-процессов на платформе Битрикс24. Работы завершены, все системы работают стабильно, сотрудники освоили новые инструменты, и компания получила мощную CRM-систему, которая теперь управляет всеми этапами работы — от первого обращения клиента до завершения проекта и последующего сопровождения. Все настройки выполнены в соответствии с реальными потребностями бизнеса, спецификой детейлинг-услуг и высокими стандартами обслуживания, которые предлагает OKLEYSPB.

Был проведен глубокий анализ текущих бизнес-процессов. Определены ключевые требования для настройки CRM-системы. Студия работает с клиентами, которые приходят за разнообразными и сложными услугами — полной оклейкой кузова, частичной оклейкой, защитной пленкой, полировкой, а также с клиентами, которые возвращаются для обслуживания или обновления пленки. Важно было учесть, что клиенты часто приходят с фото, видео, примерами из соцсетей, и их ожидания высоки. Было выявлено, что основные проблемы до автоматизации — это потеря заявок из-за ручного ввода, отсутствие единого источника информации о клиенте, задержки в согласовании смет, дублирование задач между мастерами, отсутствие контроля сроков выполнения работ и невозможность отследить, кто и когда проводил обслуживание. На основе этого были сформулированы требования: CRM должна быть визуально понятной, содержать поля для загрузки фото до и после, автоматически фиксировать этапы работ, привязывать к каждому автомобилю его VIN, модель, цвет, историю обслуживания, а также интегрировать все каналы связи в одну ленту. Было решено, что Битрикс24 должен стать центральным ядром бизнеса — не просто системой учета, а инструментом управления качеством, сроками и клиентским опытом.

Были разработаны и внедрены две ключевые воронки: воронка продажи услуг и воронка контрольного осмотра. Воронка продажи услуг охватывает все этапы от первого контакта до подписания акта. Она начинается с получения заявки — через ВК, WhatsApp, Telegram, сайт или телефон. Каждая заявка автоматически создает карточку контакта с привязкой к источнику. Менеджер получает уведомление и в течение 15 минут должен связаться с клиентом. В карточке сразу отображаются поля: тип услуги (оклейка, защитная пленка, полировка и тд), модель автомобиля, VIN, предпочтения по цвету и пленке, бюджет, дата предполагаемого визита. После согласования сметы система автоматически создает сделку, привязывает к ней автомобиль, назначает мастера и формирует задачу на подготовку материалов. На этапе «выполнение работ» система фиксирует начало и окончание каждого этапа и контроль качества. Каждый этап подтверждается фотографиями или видео, которые загружаются мастером в карточку. После завершения работы система автоматически предлагает клиенту подписать акт и оплатить счет. 

Воронка контрольного осмотра была создана для работы с клиентами после выполнения работ. Она предназначена для тех, кто уже получил услугу, но возвращается для проверки состояния пленки, устранения мелких дефектов, обновления покрытия или замены поврежденных участков. Эта воронка запускается автоматически после подписания акта. Система отправляет клиенту напоминание через WhatsApp или Telegram: «Ваш автомобиль прошел 6 месяцев после оклейки. Хотите бесплатный контрольный осмотр?». Если клиент соглашается — система создает задачу для мастера, привязывает к нему историю работ, и мастер получает полный архив фото, смету и комментарии клиента. 

Была настроена структура компании и права доступа сотрудникам. В CRM созданы отделы: менеджеры по продажам, мастера детейлинга, технические специалисты, бухгалтерия, администратор. Каждому сотруднику назначены четкие права. Менеджеры могут создавать, редактировать сделки, отправлять коммерческие предложения, но не имеют доступа к финансовым документам. Мастера могут загружать фото, фиксировать этапы работ, добавлять комментарии, но не могут менять цены или статусы сделок. Бухгалтерия имеет доступ к счетам, актам, платежам, но не может редактировать карточки клиентов. Администратор управляет всеми настройками, правами и шаблонами. Это обеспечило безопасность данных, предотвратило ошибки и позволило каждому сотруднику работать только с теми инструментами, которые ему нужны.

Были интегрированы Вконтакте, WhatsApp и Telegram как основные каналы коммуникации. Все сообщения, которые приходят в ВК, WhatsApp и Telegram, автоматически подтягиваются в карточки клиентов и сделок. Это позволяет сотрудникам видеть всю историю общения в одном месте и не пропускать важные запросы.

Были созданы и настроены шаблоны договора, счёта, акта и коммерческого приложения. Все шаблоны созданы с учетом требований законодательства, содержат обязательные реквизиты, условия гарантии, описание услуг, сроки, стоимость, ответственность сторон. Шаблоны автоматически заполняются данными из CRM — имя клиента, модель авто, VIN, вид услуги, сумма, дата, подпись мастера. При этом система позволяет вносить ручные правки, если нужно. Коммерческое предложение генерируется в PDF и отправляется клиенту одним кликом — с логотипом OKLEYSPB и контактами. Это устранило ручной ввод и сократило время подготовки документов, исключило ошибки в реквизитах.

Была настроена автоматическая генерация и выставление счетов и актов. Как только клиент подтверждает согласие с сметой — система автоматически создает счет с указанием оплаты по карте или наличными. После завершения работ и подписания акта — система формирует акт выполненных работ и отправляет его клиенту. Все документы хранятся в карточке клиента, доступны для скачивания. Это позволило сократить время на выставление счетов, повысить скорость поступления платежей и уменьшить количество просроченных счетов.

Для повышения прозрачности и контроля над бизнес-процессами была настроена сквозная аналитика в Битрикс24. Отчеты и графики аналитики отражают ключевые метрики, в том числе - конверсию воронки. Это позволило руководству принимать более обоснованные решения, перейти от интуитивного управления к управлению на основе данных. Теперь можно точно определить, какие услуги прибыльнее, какие каналы стоит развивать, а какие — оптимизировать.

После завершения всех настроек была организована и проведена серия обучающих мероприятий для сотрудников компании. В ходе обучения были разобраны все ключевые функции CRM-системы, включая работу с воронками, карточками сделок, задачами и интеграциями. Также были показаны примеры типичных ошибок и способы их избежать.

Обучение было адаптировано под разные уровни подготовки сотрудников — от новичков до опытных пользователей. Это позволило всем сотрудникам быстро освоить новые инструменты и начать эффективно использовать CRM-систему в своей работе. В результате повысилась общая квалификация команды и сократилось время на обучение новых сотрудников. Это позволило всем сотрудникам уверенно работать с системой, снизить количество ошибок и повысить скорость работы.

Была разработана и внедрена База знаний для сотрудников. В нее включены пошаговые инструкции: как загрузить фото в карточку, как создать смету, как оформить договор, как ответить на запрос в Telegram, как проверить качество оклейки, , как использовать шаблоны и т.д. База знаний доступна в CRM, отсортирована по категориям, содержит скриншоты и видеоинструкции. Каждый сотрудник может найти ответ на любой вопрос за 1–2 минуты. Это сократило время на обучение новых сотрудников и уменьшило нагрузку на руководителей.

В результате автоматизации на платформе Битрикс24 студия OKLEYSPB получила не просто CRM-систему, а полноценный цифровой центр управления бизнесом. Все процессы — от привлечения клиента до его возвращения — теперь прозрачны, контролируемы и автоматизированы. Система повысила эффективность работы, сократила ошибки, улучшила клиентский опыт и позволила компании масштабироваться. Теперь OKLEYSPB может принимать больше заказов, не теряя качества, сохраняя высокий уровень сервиса и удерживая лояльных клиентов. Битрикс24 стал не инструментом, а стратегическим партнером, который помогает бизнесу расти уверенно и устойчиво.