Для компании «А2К-Опалубка», которая специализируется на производстве и поставке опалубочных систем, а также предоставлении оборудования, материалов и комплектующих для монолитного строительства, была проведена комплексная автоматизация бизнес-процессов с использованием платформы Битрикс24. В ходе проекта была настроена CRM-система, которая позволила структурировать процессы аренды и продажи, улучшить взаимодействие с клиентами, повысить прозрачность работы внутри компании и создать удобную среду для сотрудников. Результатом стало создание эффективной и масштабируемой CRM-системы, адаптированной под специфику бизнеса «А2К-Опалубка».

Определены ключевые требования для настройки CRM-системы

Первым этапом стало детальное изучение текущих бизнес-процессов компании. Было проведено глубокое исследование того, как сотрудники взаимодействуют с клиентами, как оформляются заявки на аренду и продажу, как управляются задачи и как ведется учет оборудования и комплектующих. На основе этого были определены ключевые требования к CRM-системе, которые позволили бы максимально эффективно использовать платформу Битрикс24 в условиях специфики бизнеса. Было учтено, что компания работает с несколькими типами клиентов: как с частными лицами, так и с юридическими лицами, которые заказывают оборудование и комплектующие на крупные строительные объекты. Также были учтены особенности работы с заявками, которые поступают через различные каналы, включая электронную почту, WhatsApp и объявления на Авито.
В результате были сформулированы требования к структуре карточек сделок, компаний и клиентов, к настройке воронок, к интеграциям с внешними сервисами и к правам доступа сотрудников. Это позволило создать CRM-систему, которая не только соответствует текущим потребностям компании, но и готова к масштабированию в будущем.

Разработана и внедрена воронка для аренды и продажи

На платформе Битрикс24 была разработана и внедрена воронка по аренде и продаже. Она позволила структурировать процессы взаимодействия с клиентами, начиная от первоначального контакта и заканчивая заключением договора и выполнением обязательств. 
Каждый этап воронки был настроен с учетом специфики бизнеса «А2К-Опалубка». Были добавлены поля для ввода информации о типе опалубки, объеме, условиях аренды или продажи, сроках, контактных данных клиента и т.д. Также были настроены автоматические уведомления, которые отправляются сотрудникам и клиентам на каждом этапе. Это позволило повысить прозрачность процессов, сократить время на обработку заявок и минимизировать ошибки.

Настроена структура компании и права доступа сотрудников

В рамках автоматизации была пересмотрена и настроена структура компании в CRM-системе. Были созданы отделы, соответствующие функциональным направлениям, это позволило более точно распределить задачи и ответственность между сотрудниками и повысить общую организованность работы.
Также были настроены права доступа сотрудников к различным разделам CRM-системы. Например, сотрудник отдела продаж имеет доступ к карточкам сделок, но не к финансовым данным, а сотрудник бухгалтерии может просматривать и редактировать информацию о договорах и платежах, но не имеет доступа к техническим деталям. Такой подход обеспечивает безопасность данных и позволяет сотрудникам работать только с теми инструментами, которые им действительно нужны.

Интеграция электронной почты как канала коммуникации

Для улучшения взаимодействия с клиентами была интегрирована электронная почта в CRM-систему. Это позволило автоматически подтягивать все входящие и исходящие письма в карточки клиентов и сделок. Таким образом, вся история общения с клиентом хранится в одном месте, что упрощает поиск информации и позволяет сотрудникам быстро ориентироваться в ситуации.

Систематизация общения с клиентами по объявлениям на Авито

Для автоматизации работы с заявками, поступающими через объявления на Авито, была настроена интеграция с этим сервисом. Теперь все заявки, которые поступают через Авито, автоматически попадают в CRM-систему в виде сделок или задач. Это позволяет сотрудникам не пропускать ни одну заявку и оперативно реагировать на запросы клиентов. В карточках сделок отображается вся история общения с клиентом, включая комментарии и действия, что делает процессы прозрачными и контролируемыми.

Интеграция WhatsApp как канала коммуникации

Для улучшения взаимодействия с клиентами была интегрирована WhatsApp в CRM-систему. Теперь все сообщения, которые поступают от клиентов через этот мессенджер, автоматически попадают в карточки клиентов и сделок. Это позволяет сотрудникам видеть всю историю общения в одном месте и не пропускать важные запросы.

Проведено обучение сотрудников по итогам настроек и работе с задачами

После завершения всех настроек была организована и проведена серия обучающих мероприятий для сотрудников компании. В ходе обучения были разобраны все ключевые функции CRM-системы, включая работу с воронками, карточками сделок, задачами и интеграциями. Также были показаны примеры типичных ошибок и способы их избежать.
Обучение было адаптировано под разные уровни подготовки сотрудников — от новичков до опытных пользователей. Это позволило всем сотрудникам быстро освоить новые инструменты и начать эффективно использовать CRM-систему в своей работе. В результате повысилась общая квалификация команды и сократилось время на обучение новых сотрудников.

Внедрена База знаний для сотрудников

Для обеспечения быстрого доступа к необходимой информации была разработана и внедрена База знаний. В нее были включены подробные инструкции по работе с CRM-системой, часто задаваемые вопросы, шаблоны писем, рекомендации по заполнению карточек и другая полезная информация. База знаний доступна всем сотрудникам и может использоваться как для самостоятельного изучения, так и как справочник в случае возникновения вопросов.
Это позволило сократить время на поиск информации, повысить скорость решения задач и снизить нагрузку на отдел поддержки. Также База знаний стала важным инструментом для обучения новых сотрудников, поскольку они могут быстро получить доступ к необходимой информации и начать работать с системой без дополнительных консультаций.

Итоги проекта

В результате проведенной автоматизации на платформе Битрикс24 компания «А2К-Опалубка» получила мощную CRM-систему, которая полностью соответствует потребностям бизнеса. Была настроена воронка аренды и продажи, интегрированы каналы коммуникации, оптимизирована структура компании и права доступа, проведено обучение сотрудников и внедрена База знаний. Это позволило значительно повысить эффективность работы, улучшить качество обслуживания клиентов и создать удобную среду для сотрудников.
Теперь сотрудники «А2К-Опалубка» могут работать с CRM-системой уверенно и продуктивно, а руководство имеет возможность контролировать процессы и принимать обоснованные управленческие решения. Битрикс24 стал не просто инструментом автоматизации, а стратегическим партнером в развитии бизнеса.