Для сети медицинских лабораторий и клиник KDL — части крупной группы компаний «Медскан», которая объединяет 65 медицинских центров в 31 регионе России, включая диагностические центры, госпитали с хирургическим стационаром, онкологические клиники и научно-исследовательские центры — была проведена комплексная автоматизация бизнес-процессов на платформе Битрикс24. Целью проекта стало создание единой CRM-системы, способной эффективно управлять процессами продажи франшизы, координировать взаимодействие с потенциальными франчайзи, стандартизировать документооборот и обеспечить прозрачность всех этапов работы на уровне всей сети. Все настройки завершены, система работает стабильно, сотрудники обучены, контроль за соблюдением процессов реализован. Результат — масштабируемая, надежная и управляемая CRM-система, которая превратила процесс продажи франшизы из ручного, несистемного процесса в четко отлаженный бизнес-механизм.

Был проведен глубокий анализ текущих бизнес-процессов. Определены ключевые требования для настройки CRM-системы. Компания «KDL» работает с потенциальными франчайзи — это частные инвесторы, медицинские предприниматели, управляющие компании, региональные операторы здравоохранения, которые ищут проверенные, масштабируемые и прибыльные модели ведения медицинского бизнеса. До внедрения Битрикс24 процессы были разрозненными: заявки поступали через сайт, email, WhatsApp, телефон, а также через партнеров. Информация о клиентах хранилась в Excel, на листах бумаги, в личных папках менеджеров. Не было единой базы данных, не отслеживалась история переговоров, не было контроля сроков, не было стандартизации предложений. На основе этого были сформулированы требования к CRM-системе: она должна быть централизованной, визуально понятной, с возможностью загрузки документов, привязки к регионам, автоматического формирования предложений, контроля сроков и интеграции с внешними каналами. Было решено, что Битрикс24 должен стать не просто системой учета, а стратегическим инструментом управления франчайзинговым бизнесом — где каждый этап от первого контакта до подписания договора контролируется, измеряется и оптимизируется.

Была разработана и внедрена воронка продаж франшизы. Она охватывает все этапы от первого обращения до подписания франчайзингового договора и передачи бизнес-модели. Воронка состоит из нескольких этапов этапов: 1) Получение заявки — через сайт, email, WhatsApp, Telegram, телефон или рекомендацию; 2) Квалификация контакта — менеджер получает уведомление и в течение 15 минут должен связаться с потенциальным франчайзи, задать ключевые вопросы: регион, бюджет, опыт в здравоохранении, цели, наличие объекта; 3) Предоставление информационного пакета через email и/или WhatsApp; 4) Проведение презентации — назначается онлайн-встреча с директором по франчайзингу, в карточке фиксируется дата, участники, запись встречи; 5) Переговоры и согласование — все переписки, звонки, встречи фиксируются в истории сделки, система напоминает о следующем шаге; 7) Подписание договора — после согласования условий система автоматически формирует договор франшизы и соглашение о неразглашении, фиксирует дату подписания и переводит сделку в статус «Закрыта». Воронка настроена с автоматическими уведомлениями, контрольными сроками и шаблонами ответов. Это позволило сократить средний цикл продажи франшизы, повысить конверсию лидов в сделки, а также снизить количество ошибок в документах.

Была настроена структура компании и права доступа сотрудникам. В CRM созданы отделы: отдел франчайзинга, юридический отдел, отдел маркетинга и т.д. Каждому сотруднику назначены четкие права. Например менеджеры могут создавать сделки, вести переговоры, загружать документы. Маркетологи могут работать с контентом, но не имеют доступа к финансовым данным. Финансовый отдел видит только статус оплаты и выставление счетов. Администратор системы управляет всеми настройками, правами, шаблонами и интеграциями. Это обеспечило безопасность конфиденциальной информации, предотвратило несанкционированные изменения и позволило каждому сотруднику работать только с теми инструментами, которые ему необходимы для выполнения задачи.

Были интегрированы электронная почта, WhatsApp и Telegram как основные каналы коммуникации. Все входящие и исходящие письма, сообщения и звонки автоматически подтягиваются в карточки клиентов и сделок. Теперь, если потенциальный франчайзи пишет в WhatsApp с вопросом «Сколько стоит франшиза в Казани?» — сообщение сразу появляется в CRM, и менеджер может ответить, не переключаясь между приложениями. Все переписки сохраняются в истории, что делает коммуникацию прозрачной и аудитируемой. 

Были созданы и настроены шаблоны договора франшизы и соглашения о неразглашении. Шаблоны созданы с учетом всех требований законодательства РФ, включены обязательные пункты. Шаблоны автоматически заполняются данными из CRM — имя франчайзи, регион, дата подписания и т.д. При этом система позволяет вносить ручные правки, если требуется индивидуальное условие. Это устранило ручной ввод, сократило время подготовки договоров и исключило ошибки в реквизитах и юридических формулировках.

Была настроена интеграция с сайтом с помощью Webhook. Все заявки, которые поступают с сайта через форму «Стать франчайзи», автоматически передаются в CRM-систему в виде новых сделок. Интеграция работает в реальном времени — как только пользователь заполняет форму и нажимает «Отправить», система создает карточку сделки, привязывает к ней IP-адрес, источник (сайт), регион и назначает ответственного менеджера. Это позволило полностью исключить ручной ввод заявок с сайта, сократить время обработки и повысить конверсию с сайта.

Для повышения прозрачности и контроля над бизнес-процессами была настроена сквозная аналитика в Битрикс24. Отчеты и графики аналитики отражают ключевые метрики, в том числе - конверсию воронки. Это позволило руководству принимать более обоснованные решения на основе данных и быстро выявлять проблемы в работе, перейти от ручного учета к цифровому управлению бизнесом, где каждое решение подкреплено данными. Теперь можно точно определить, какие регионы стоит активно развивать, какие типы центров прибыльнее, а какие менеджеры требуют дополнительного обучения.

Было организовано и проведено обучение сотрудников. Обучение проходило в несколько этапов: презентация системы, воронки, шаблонов, интеграций. Обучение было адаптировано под роли сотрудников, а после обучения был создан внутренний чат поддержки, где сотрудники могли задавать вопросы и делиться опытом. Это позволило всем сотрудникам уверенно работать с системой, снизить количество ошибок и повысить скорость работы.

Была разработана и внедрена База знаний для сотрудников. База знаний доступна в CRM, отсортирована по категориям, содержит скриншоты, видеоинструкции. Каждый сотрудник может найти ответ на любой вопрос за 1–2 минуты. Это сократило время на обучение новых сотрудников и уменьшило нагрузку на руководителей.

После обучения был осуществлен контроль за соблюдением сотрудниками корректной работы в системе. В течение 30 дней после завершения обучения проводился аудит: проверялись карточки сделок на полноту заполнения, соответствие этапам воронки, наличие всех документов, своевременность действий. Все нарушения фиксировались, обсуждались с сотрудниками, и при необходимости проводились дополнительные инструктажи. Это позволило добиться соблюдения процессов и создать культуру дисциплины и ответственности.

В результате автоматизации на платформе Битрикс24 сеть лабораторий KDL получила не просто CRM-систему, а полноценный цифровой центр управления франчайзинговым бизнесом. Все процессы — от привлечения инвестора до подписания договора — теперь прозрачны, контролируемы и автоматизированы. Система повысила эффективность работы, сократила ошибки, улучшила клиентский опыт и позволила компании масштабироваться в новые регионы без потери качества. Битрикс24 стал не инструментом, а стратегическим партнером, который помогает «KDL» расти уверенно, устойчиво и с высоким уровнем профессионализма.