Для компании ООО «Кинпласт» — лидера в оптовой и розничной торговле полистирольной потолочной плитой, потолочным плинтусом, пищевой упаковкой из полистирола, сотовым и монолитным поликарбонатом — была проведена комплексная автоматизация бизнес-процессов на платформе Битрикс24. Целью проекта стало создание единой, масштабируемой и интуитивно понятной CRM-системы, способной управлять всеми этапами работы: от получения заказа до отгрузки, оплаты и послепродажного сопровождения. Все настройки завершены, система работает стабильно, сотрудники обучены, видеозаписи всех тренингов сохранены, база знаний активна.

Первым этапом стало детальное изучение текущих бизнес-процессов компании. Было проведено глубокое исследование того, как сотрудники взаимодействуют с клиентами, как оформляются заявки, как управляются задачи. На основе этого были определены ключевые требования для настройки CRM-системы. ООО «Кинпласт» работает с крупными клиентами — строительными компаниями, торговыми сетями, дистрибьюторами, магазинами отделочных материалов, а также с мелкими розничными покупателями через интернет-заявки. До внедрения Битрикс24 процессы были фрагментированы: заказы поступали по телефону, WhatsApp, email, через сайт и через посредников. Информация о клиентах, заказах, ценах, остатках и отгрузках хранилась в Excel, на бумажных носителях, в личных папках менеджеров. Не было единой базы данных, не отслеживались сроки выполнения заказов.  Было решено, что Битрикс24 должен стать центральным ядром бизнеса — не просто системой учета, а умным инструментом управления торговлей, где каждый заказ, каждый клиент и каждый товар имеют свою цифровую историю. В результате были сформулированы требования к структуре карточек сделок, компаний и клиентов, к настройке воронок, к интеграциям с внешними сервисами и к правам доступа сотрудников. Это позволило создать CRM-систему, которая не только соответствует текущим потребностям компании, но и готова к масштабированию в будущем.

Разработана и внедрена воронка продаж

На платформе Битрикс24 была разработана и внедрена воронка продаж, которая позволила структурировать процессы взаимодействия с клиентами, начиная от первоначального контакта и заканчивая заключением договора и выполнением обязательств. Каждый этап воронки был настроен с учетом специфики бизнеса ООО «Кинпласт», воронка настроена с автоматическими напоминаниями, контрольными сроками и шаблонами ответов. Это позволило повысить прозрачность процессов, сократить время на обработку заявок и минимизировать ошибки.

В рамках автоматизации была пересмотрена и настроена структура компании в CRM-системе. Были созданы отделы, соответствующие функциональным направлениям, это позволило более точно распределить задачи и ответственность между сотрудниками и повысить общую организованность работы.

Также были настроены права доступа сотрудников к различным разделам CRM-системы. Например, сотрудник отдела продаж имеет доступ к карточкам сделок, но не к финансовым данным, а сотрудник бухгалтерии может просматривать и редактировать информацию о договорах и платежах, но не имеет доступа к техническим деталям. Руководство имеет полный доступ ко всем данным, включая аналитику по продажам, прибыльности продуктов и эффективности менеджеров. Это обеспечило безопасность данных, предотвратило несанкционированные изменения и позволило каждому сотруднику работать только с теми инструментами, которые ему необходимы.

Все входящие и исходящие звонки автоматически подтягиваются в CRM-систему. Каждый звонок привязывается к карточке клиента или сделки. Система автоматически определяет номер клиента и открывает его профиль — менеджер видит историю переписок, предыдущие заказы, статус сделки, даже не зная имени клиента. Звонки записываются, и записи сохраняются в истории сделки — это позволяет контролировать качество общения, обучать новых сотрудников и разрешать спорные ситуации.Также были настроены правила автоматической маршрутизации звонков по отделам и сотрудникам. Это сократило время на обработку входящих звонков и повысило уровень обслуживания клиентов.

Организовано и проведено комплексное обучение сотрудников с сохранением видеозаписей. Обучение состояло из четырех этапов:

1. Базовое обучение по работе с порталом Битрикс24 — проведено в формате вебинара с демонстрацией интерфейса, навигации, создания карточек, поиска информации. Видеозапись доступна в Базе знаний.

2. Обучение по итогам произведенных настроек — подробный разбор воронки продаж, процессов, прав доступа. Каждый отдел получил индивидуальный сценарий, видеозапись сохранена.

3. Обучение работе с задачами — показано, как создавать, назначать, отслеживать и закрывать задачи, как использовать напоминания, как привязывать задачи к сделкам и объектам. Видеозапись доступна в Базе знаний для повторного просмотра.

4. Обучение работе с мобильным приложением Битрикс24 — показано, как принимать звонки, просматривать сделки, заполнять отчеты, получать уведомления на телефоне. Видеозапись сохранена и доступна в Базе знаний.

Обучение было адаптировано под разные уровни подготовки сотрудников — от новичков до опытных пользователей. Это позволило всем сотрудникам быстро освоить новые инструменты и начать эффективно использовать CRM-систему в своей работе. В результате повысилась общая квалификация команды и сократилось время на обучение новых сотрудников.

Для обеспечения быстрого доступа к необходимой информации была разработана и внедрена База знаний. В нее были включены подробные инструкции по работе с CRM-системой, часто задаваемые вопросы, шаблоны писем, рекомендации по заполнению карточек и другая полезная информация. База знаний доступна всем сотрудникам и может использоваться как для самостоятельного изучения, так и как справочник в случае возникновения вопросов.

Это позволило сократить время на поиск информации, повысить скорость решения задач и снизить нагрузку на отдел поддержки. Также База знаний стала важным инструментом для обучения новых сотрудников, поскольку они могут быстро получить доступ к необходимой информации и начать работать с системой без дополнительных консультаций.

В результате автоматизации на платформе Битрикс24 компания ООО «Кинпласт» получила не просто CRM-систему, а полноценный цифровой центр управления торговлей. Все процессы — от получения заявки до отгрузки и оплаты — теперь прозрачны, контролируемы и автоматизированы. Система повысила эффективность работы, сократила ошибки, улучшила качество обслуживания и позволила компании масштабироваться в новые регионы без потери контроля. Битрикс24 стал не инструментом, а стратегическим партнером, который помогает бизнесу расти уверенно, устойчиво и с высоким уровнем профессионализма.