Компания «Россамбо» — российский производитель спортивного оборудования и экипировки для единоборств — обратилась к специалистам для автоматизации бизнес-процессов с помощью CRM-системы Битрикс24. Целью проекта стало повышение эффективности управления продажами, улучшение взаимодействия с клиентами, оптимизация внутренних процессов и обеспечение масштабируемости бизнеса. В ходе реализации были выполнены следующие задачи:

1. Анализ текущих бизнес-процессов и настройки CRM

Первым этапом стало детальное изучение текущих бизнес-процессов компании, включая этапы взаимодействия с клиентами, управление проектами, контроль сроков и бюджетов, а также внутренние коммуникации. Это позволило выявить слабые места, такие как неструктурированные данные, отсутствие четкой воронки продаж и недостаточная интеграция каналов коммуникации.
На основе анализа были определены ключевые требования к CRM-системе, чтобы она соответствовала потребностям компании. Было учтено, что «Россамбо» работает с несколькими каналами продаж: сайт, Авито, электронная почта, мессенджеры и телефонные звонки. Система должна была обеспечить единое пространство для управления контактами, сделками и задачами, а также позволить сотрудникам быстро получать нужную информацию.

2. Разработка и внедрение воронки продаж

На основе полученных данных была разработана и внедрена воронка продаж, которая позволила структурировать и оптимизировать процессы компании. Воронка включает этапы от первого контакта с клиентом до заключения сделки и постпродажного обслуживания.
Каждый этап воронки был детализирован, чтобы отслеживать прогресс сделки, выявлять узкие места и повышать конверсию. Были настроены автоматические уведомления, напоминания и действия, которые помогают менеджерам не упускать важные шаги и вовремя реагировать на запросы клиентов.

3. Настройка структуры компании и прав доступа

Для обеспечения безопасности данных и эффективного управления сотрудниками была настроена структура компании в Битрикс24. Были созданы отделы, роли и уровни доступа, соответствующие реальной организационной структуре «Россамбо». Каждому сотруднику были назначены права доступа, которые позволяют работать только с теми данными, которые ему необходимы. Это повысило уровень конфиденциальности информации и снизило риск ошибок при работе с клиентскими данными.

4. Интеграция электронной почты как канала коммуникации

Для улучшения взаимодействия с клиентами была интегрирована электронная почта в CRM-систему. Теперь все письма, отправленные и полученные сотрудниками, автоматически синхронизируются с карточками клиентов и сделок. Это позволяет отслеживать историю общения, не теряя важной информации, и быстро находить нужные контакты.

5. Импорт клиентской базы из Excel

Для заполнения CRM-системы был выполнен импорт клиентской базы из Excel. Это позволило быстро перенести существующих клиентов в систему и начать работу с ними в рамках новой CRM-стратегии.

6. Систематизация общения с клиентами по объявлениям на Авито

Для улучшения взаимодействия с клиентами, пришедшими через объявления на Авито, были созданы шаблоны сообщений, автоматические ответы и правила обработки заявок. Это позволило унифицировать подход к работе с клиентами из этого канала и повысить скорость обработки заявок. Также была настроена интеграция с Авито, которая позволяет автоматически создавать карточки клиентов и задачи при новых заявках. Это сократило время на ручную обработку и повысило эффективность работы менеджеров.

7. Интеграция WhatsApp, Вконтакте и электронной почты

Для улучшения коммуникации с клиентами были интегрированы WhatsApp, Вконтакте и электронная почта. Теперь все каналы общения объединены в одном месте — в CRM-системе Битрикс24. Это позволяет сотрудникам быстро переключаться между мессенджерами, не теряя контекста общения и не пропуская важные сообщения.
Были настроены автоматические ответы, уведомления о новых сообщениях и правила маршрутизации обращений. Это повысило скорость реакции на запросы клиентов и улучшило уровень сервиса.

8. Интеграция с сайтом на Tilda

Для обеспечения интеграции с сайтом на Tilda, были настроены формы обратной связи, которые автоматически создают карточки клиентов и задачи в CRM. Это позволило отслеживать все обращения с сайта и не упускать потенциальных клиентов. Также была настроена синхронизация данных между сайтом и CRM-системой, что позволило вести единые базы контактов и не дублировать информацию.

9. Настройка сквозной аналитики

Для повышения прозрачности и контроля над бизнес-процессами была настроена сквозная аналитика в Битрикс24. Были созданы дашборды, отчеты и графики, которые отражают ключевые метрики: конверсию воронки, среднее время обработки заявок, эффективность сотрудников и другие показатели. Это позволило руководству принимать более обоснованные решения на основе данных и быстро выявлять проблемы в работе.

10. Создание и настройка шаблонов документов

Для автоматизации документооборота были созданы и настроены шаблоны договоров, актов, накладных и счетов. Теперь сотрудники могут быстро генерировать документы, заполняя необходимые поля в CRM. Это сократило время на оформление документов и повысило их качество. Были также настроены автоматические уведомления о необходимости подписания документов и отправки их клиентам.

11. Внедрение и настройка виртуальной АТС от Мегафон

Для обеспечения качественной и надежной связи с клиентами была внедрена виртуальная АТС от Мегафон. Теперь все входящие и исходящие звонки автоматически синхронизируются с CRM-системой. Это позволяет отслеживать историю звонков, не пропускать важные контакты и анализировать эффективность работы менеджеров. Были настроены правила маршрутизации звонков и интеграция с другими каналами коммуникации. Это повысило качество обслуживания клиентов и сократило время на обработку звонков.

12. Обучение сотрудников

Для повышения компетентности сотрудников было организовано и проведено обучение по итогам произведённых настроек и по работе с задачами. Были проведены вебинары и индивидуальные консультации, чтобы все сотрудники могли эффективно использовать новые инструменты. Это позволило сотрудникам быстро освоить систему и начать работать с ней на полную мощность.

13. Разработка и внедрение Базы знаний

Для обеспечения быстрого доступа к необходимой информации была разработана и внедрена База знаний для сотрудников. В нее были включены инструкции, часто задаваемые вопросы, шаблоны документов и другие материалы по работе с CRM-системой.
База знаний доступна всем сотрудникам и постоянно обновляется. Это позволяет быстро находить нужную информацию и сокращает время на обучение новых сотрудников.

Итоги проекта

В результате автоматизации CRM-системы Битрикс24 для компании «Россамбо» были достигнуты следующие результаты:

- повышение эффективности управления продажами и клиентским обслуживанием;
- оптимизация бизнес-процессов и сокращение времени на ручную работу;
- улучшение коммуникации с клиентами через интеграцию мессенджеров и электронной почты;
- повышение прозрачности и контроля над бизнес-процессами благодаря сквозной аналитике;
- упрощение документооборота и автоматизация финансовых процессов;
- повышение квалификации сотрудников и обеспечение быстрого доступа к информации через Базу знаний.

Благодаря внедрению CRM-системы Битрикс24 компания «Россамбо» смогла выйти на новый уровень эффективности и масштабируемости, что позволило ей укрепить свои позиции на рынке спортивного оборудования и экипировки для единоборств.