Маркетинговое агентство «Сахар» специализируется на комплексных решениях в области брендинга, продвижения, контент-маркетинга и стратегического планирования. В условиях высокой конкуренции и роста требований клиентов к скорости и прозрачности взаимодействия, агентству потребовалась автоматизация ключевых бизнес-процессов. Для этого была выбрана CRM-система Битрикс24 — универсальное решение, которое позволяет не только управлять клиентами и сделками, но и интегрировать маркетинг, продажи и внутренние процессы в единую экосистему. В рамках проекта были выполнены следующие задачи, которые позволили значительно повысить эффективность работы агентства, улучшить взаимодействие с клиентами и оптимизировать внутренние процессы.

Анализ текущих настроек CRM и определение ключевых требований

Специалисты провели аудит всех бизнес-процессов, включая этапы взаимодействия с клиентами, управление проектами, контроль сроков и бюджетов, а также внутренние коммуникации. На основе анализа были сформированы ключевые требования к настройке CRM-системы:
- создание гибкой структуры карточек клиентов и компаний, позволяющей учитывать специфику каждого проекта;
- настройка воронки продаж, адаптированной под типы услуг агентства;
- интеграция с внешними сервисами для автоматизации обмена данными;
- обеспечение прозрачности и контроля за выполнением задач;
- улучшение взаимодействия между отделами и клиентами.
Эти требования были учтены при дальнейшей настройке CRM-системы, что позволило создать инструмент, максимально соответствующий потребностям агентства «Сахар».

Разработка и внедрение воронки продаж

Одним из ключевых элементов автоматизации стало создание и внедрение воронки продаж, которая позволила структурировать и оптимизировать процессы компании. Воронка была разработана с учетом специфики работы агентства — от первоначального контакта с клиентом до заключения контракта и выполнения проекта.
Каждый этап воронки был снабжен автоматизированными действиями, такими как напоминания о сроках, отправка документов, уведомления о статусе проекта и другие. Это позволило сократить время на ручную обработку информации, повысить точность выполнения задач и улучшить клиентский опыт.

Настройка структуры компании и прав доступа

Для обеспечения эффективной работы внутри компании была настроена структура компании и права доступа сотрудников. Было определено несколько ролей, каждой роли были присвоены соответствующие права доступа к карточкам клиентов, проектам, документам и задачам.
Были созданы отдельные группы для отделов, что позволило упростить управление проектами и повысить уровень безопасности данных. Также была настроена система уведомлений, которая позволяет сотрудникам получать уведомления о новых задачах, изменениях в проектах и других важных событиях.

Интеграция электронной почты как канала коммуникации

Для улучшения взаимодействия с клиентами и повышения уровня обслуживания была интегрирована электронная почта как канал коммуникации. Было настроено подключение почтовых ящиков агентства к CRM-системе Битрикс24, что позволило автоматически синхронизировать все входящие и исходящие письма с карточками клиентов и проектов. Это дало возможность сотрудникам видеть историю переписки с клиентом в одном месте, не переключаясь между несколькими приложениями.

Обучение сотрудников и внедрение Базы знаний

Для обеспечения успешного внедрения CRM-системы была организована программа обучения сотрудников. Были проведены тренинги по работе с карточками клиентов, воронками продаж, задачами, интеграциями и другим функциями системы. Также были разработаны обучающие материалы, включая видеоуроки, инструкции и чек-листы.
Дополнительно была создана База знаний, которая содержит все необходимые инструкции, часто задаваемые вопросы и рекомендации по работе с CRM-системой. Это позволило сотрудникам быстро находить нужную информацию и сократить время на обучение новых сотрудников.

Итоги автоматизации

Автоматизация бизнес-процессов маркетингового агентства «Сахар» с помощью CRM-системы Битрикс24 позволила:
- повысить эффективность работы — сократить время на ручную обработку информации, повысить точность выполнения задач;
- улучшить взаимодействие с клиентами — обеспечить прозрачность, оперативность и качество обслуживания;
- оптимизировать внутренние процессы — настроить структуру компании, права доступа, интеграции и автоматизацию;
- повысить уровень удовлетворенности клиентов — благодаря улучшению коммуникации и прозрачности;
- создать условия для масштабирования — благодаря гибкой структуре и возможностям расширения функционала.
Битрикс24 стал не просто CRM-системой, а полноценной экосистемой, которая объединяет все аспекты работы агентства — от продаж до выполнения проектов и обратной связи. Это позволило «Сахару» не только удерживать существующих клиентов, но и привлекать новых, предлагая высокий уровень сервиса и профессионального подхода.

Если ваша компания также стремится к автоматизации и оптимизации бизнес-процессов, CRM-система Битрикс24 может стать отличным выбором. С ней вы сможете не только улучшить внутренние процессы, но и повысить уровень обслуживания клиентов, что в свою очередь приведет к росту прибыли и укреплению позиций на рынке.