Компания «ТРИНФИКО» — форвард на еврооблигации, предлагающий универсальную экспертизу в управлении капиталом — обратилась к специалистам для автоматизации бизнес-процессов с помощью CRM-системы Битрикс24. Целью проекта стало повышение эффективности управления клиентскими отношениями, улучшение коммуникации с клиентами, оптимизация внутренних процессов и обеспечение масштабируемости бизнеса. В ходе реализации были выполнены следующие задачи:

1. Определение ключевых требований для настройки CRM-системы

Первым этапом стало детальное изучение потребностей компании и её бизнес-процессов. Было проведено глубокое исследование текущей ситуации: изучены источники клиентов, сделок и компаний, а также проанализированы текущие методы взаимодействия с клиентами.
На основе этого были определены ключевые требования к CRM-системе, чтобы она соответствовала специфике деятельности форварда на еврооблигации. Учтены такие аспекты, как:
- необходимость работы с высоким уровнем доверия и конфиденциальности;
- автоматизация документооборота и финансовых операций;
- интеграция с внешними системами и каналами коммуникации;
- возможность масштабирования и адаптации под рост бизнеса;
- обеспечение высокой прозрачности и аналитики.
Эти требования легли в основу дальнейшей настройки CRM-системы, чтобы она максимально соответствовала целям и задачам компании «ТРИНФИКО».

2. Разработка и внедрение воронки продаж

На основе полученных данных была разработана и внедрена воронка продаж, которая позволила структурировать и оптимизировать процессы компании. Воронка включает этапы от первого контакта с клиентом до заключения сделки и постпродажного обслуживания.
Каждый этап воронки был детализирован, чтобы отслеживать прогресс сделки, выявлять узкие места и повышать конверсию. Были настроены автоматические уведомления, напоминания и действия, которые помогают менеджерам не упускать важные шаги и вовремя реагировать на запросы клиентов.
Это позволило повысить качество обслуживания и снизить вероятность ошибок.

3. Настройка структуры компании и прав доступа

Для обеспечения безопасности данных и эффективного управления сотрудниками была настроена структура компании в Битрикс24. Были созданы отделы, роли и уровни доступа, соответствующие реальной организационной структуре «ТРИНФИКО».
Каждому сотруднику были назначены права доступа, которые позволяют работать только с теми данными, которые ему необходимы. Это повысило уровень конфиденциальности информации и снизило риск ошибок при работе с клиентскими данными.
Также была настроена система ролей и групп, что позволило упростить управление проектами и задачами. Это особенно важно для компании, работающей с высокой степенью ответственности и конфиденциальности.

4. Интеграция WhatsApp как канала коммуникации

Для улучшения взаимодействия с клиентами была интегрирована WhatsApp в CRM-систему. Теперь все сообщения, отправленные и полученные сотрудниками, автоматически синхронизируются с карточками клиентов и сделок. Это позволяет отслеживать историю общения, не теряя важной информации, и быстро находить нужные контакты.
WhatsApp стал важным инструментом для оперативного общения с клиентами, особенно в условиях, когда требуется быстрая реакция и высокий уровень доверия.

5. Внедрение и настройка виртуальной АТС от Мегафон

Для обеспечения качественной и надежной связи с клиентами была внедрена виртуальная АТС от Мегафон. Теперь все входящие и исходящие звонки автоматически синхронизируются с CRM-системой. Это позволяет отслеживать историю звонков, не пропускать важные контакты и анализировать эффективность работы менеджеров.
Виртуальная АТС также позволила компании масштабировать коммуникационные процессы и улучшить качество обслуживания клиентов в условиях высокой нагрузки.

6. Обучение сотрудников

Для повышения компетентности сотрудников было организовано и проведено обучение по итогам произведённых настроек и по работе с задачами. Были проведены вебинары и индивидуальные консультации, чтобы все сотрудники могли эффективно использовать новые инструменты. Это позволило сотрудникам быстро освоить систему и начать работать с ней на полную мощность.

7. Разработка и внедрение Базы знаний

Для обеспечения быстрого доступа к необходимой информации была разработана и внедрена База знаний для сотрудников. В нее были включены инструкции, часто задаваемые вопросы, шаблоны документов и другие материалы по работе с CRM-системой.
База знаний доступна всем сотрудникам и постоянно обновляется. Это позволяет быстро находить нужную информацию и сокращает время на обучение новых сотрудников.
База знаний также включает разделы по работе с клиентами, оформлению сделок и использованию инструментов CRM. Это особенно важно для компании, работающей с высокой степенью ответственности и конфиденциальности.

Итоги проекта

В результате автоматизации CRM-системы Битрикс24 для компании «ТРИНФИКО» были достигнуты следующие результаты:
- повышение эффективности управления клиентскими отношениями и продажами;
- оптимизация бизнес-процессов и сокращение времени на ручную работу;
- улучшение коммуникации с клиентами через интеграцию мессенджеров и телефонной связи;
- повышение прозрачности и контроля над бизнес-процессами;
- повышение квалификации сотрудников и обеспечение быстрого доступа к информации через Базу знаний.

Благодаря внедрению CRM-системы Битрикс24 компания «ТРИНФИКО» смогла выйти на новый уровень эффективности и масштабируемости, что позволило ей укрепить свои позиции на рынке форвардов на еврооблигации.