Центр современного искусства Винзавод https://winzavod.ru/ является первым и самым большим частным центром современного искусства в России, объединяющим галереи, образовательные программы, студии, мастерские и шоу-румы. Собрав все направления современной культуры в одном пространстве, открытом для широкой аудитории, Винзавод поддерживает актуальное российское искусство и создает комфортную среду для его развития. Для повышения эффективности внутренних процессов была запущена автоматизация на платформе Битрикс24. В ходе проекта были выполнены следующие задачи::
1. Предоставление таблицы с этапами воронки для согласования бизнес-процессов
Первым этапом стало детальное изучение текущих бизнес-процессов ООО «МВК Эстейт» на совместных встречах и согласование с заказчиком ключевых этапов воронки. Была подготовлена таблица с этапами воронки, включающая этапы работы со сделками и смарт-процессами. Таблица была составлена в формате технического задания и направлена на согласование.
В таблице были учтены специфические особенности центра современного искусства. Это позволило создать универсальную и гибкую структуру, которая может адаптироваться под различные типы взаимодействия.
2. Настройка воронки и смарт-процессов в Битрикс24
После согласования таблицы с этапами воронки, была выполнена настройка воронки Сделки и смарт-процессов Учет произведе-ний искусства и Документооборот в CRM-системе Битрикс24. Воронка была разделена на этапы, соответствующие типам взаимо-действия: от первого контакта до завершения. В Смарт-процессах также выполнена связь между различными элементами.
Для каждого этапа были настроены необходимые поля, которые позволяют сотрудникам вести полную историю взаимодействия. Также были настроены роботы, которые автоматически выполняют действия: создание задач, уведомления, переходы между эта-пами, создание заданий бизнес-процессов для сотрудников и другие.
Проведено тестирование на корректность работы всех бизнес-процессов в воронке и смарт-процессах. Это позволило выявить и устранить возможные ошибки, а также убедиться в том, что система работает стабильно и соответствует требованиям заказчика.
3. Настройка прав доступа к данным в Битрикс24
Для обеспечения безопасности данных и соответствия внутренним политикам ООО «МВК Эстейт» была выполнена настройка прав доступа к сделкам, смарт-процессам, контактам и компаниям. Были ограничены возможности удаления, экспорта и импорта данных, чтобы предотвратить несанкционированные действия и сохранить целостность информации.
Настройка прав доступа была выполнена с учетом ролей сотрудников: все сотрудники, администраторы, бухгалтерия, сотрудники архива. Это позволило создать гибкую систему управления доступом, которая соответствует структуре компании и её потребно-стям.
4. Интеграция с сайтом на Tilda
Для автоматизации получения заявок и формирования сделок и контактов была выполнена интеграция с сайтом на Tilda. Теперь все заявки, отправленные через формы на сайте, автоматически попадают в Битрикс24 и формируют сделку или контакт в соот-ветствии с логикой бизнес-процесса.
Были настроены правила маршрутизации данных, автоматическое создание карточек и задач. Это позволило сократить время на обработку заявок и повысить эффективность работы с потенциальными клиентами.
5. Обучение сотрудников работе с Битрикс24
Для повышения квалификации сотрудников было проведено обучение по работе с Битрикс24. Сотрудники получили знания о том, как настроить персональное меню, корректно заполнить профиль, настроить уведомления, а также работать с чатами, Лентой, Календарем и Диском на базовом уровне.
Были разобраны основные функции системы, а также способы их применения в повседневной работе. Запись обучения была со-хранена в Базе знаний в Битрикс24 заказчика, чтобы её можно было использовать для обучения новых сотрудников.
6. Обучение работе с задачами в Битрикс24
Сотрудники прошли обучение по работе с задачами в Битрикс24. Были разобраны такие аспекты, как:
- Создание и назначение задач
- Контроль сроков выполнения
- Планирование ежедневной деятельности на основе списка задач
- Взаимодействие с коллегами через задачи
- Создание индивидуальных шаблонов задач для повторяющихся действий
Это позволило сотрудникам более эффективно планировать свою работу, контролировать сроки и взаимодействовать с коллегами. Запись обучения также была сохранена в Базе знаний в Битрикс24 заказчика для дальнейшего обучения новых сотрудников.
7. Обучение работе с мобильным приложением Битрикс24
Для повышения мобильности и удобства работы с системой было проведено обучение по работе с мобильным приложением Бит-рикс24. Сотрудники узнали, как выполнить настройки уведомлений, как работать с необходимым функционалом, а также как ис-пользовать приложение для контроля задач, общения и управления проектами.
Обучение включало в себя демонстрацию основных функций мобильного приложения и инструкции по их применению. Запись обучения была сохранена в Базе знаний в Битрикс24 заказчика для дальнейшего обучения новых сотрудников.
8. Обучение работе с CRM-системой и автозадачами
Сотрудники получили обучение по работе с CRM-системой Битрикс24 и использованию автозадач в воронке и смарт-процессах. Были разобраны такие аспекты, как:
- Работа с настроенными функционалами Сделок и Смарт-процессов Учет произведений искусства и Документооборот
- Контроль необходимых процессов с помощью CRM
- Использование автозадач для автоматизации рутинных действий
- Использование заданий бизнес-процессов для согласования процессов документооборота
Запись обучения также была сохранена в Базе знаний в Битрикс24 заказчика для дальнейшего обучения новых сотрудников.
9. Сохранение скринкаста в Базе знаний
Для удобства обучения и повторного ознакомления с функционалом была выполнена запись коротких скринкастов, которые были сохранены также в Базе знаний в Битрикс24 заказчика. Скринкасты демонстрируют работу с системой, включая настройку воро-нок, создание задач, работу с CRM и другие функции.
Это позволило сотрудникам быстро находить нужную информацию и повторно ознакомиться с функционалом, если возникали вопросы. Также скринкаст может использоваться для обучения новых сотрудников, что сокращает время на адаптацию и повыша-ет эффективность работы.
10. Создание и структурирование Базы знаний по работе с Битрикс24
Для обеспечения быстрого доступа к необходимой информации была создана База знаний в Битрикс24. В нее были включены по-дробные инструкции и руководства по работе с системой. Была настроена структура Базы знаний, которая позволяет сотрудникам легко находить нужную информацию.
База знаний включает разделы по работе с CRM, задачами, мобильным приложением, настройке уведомлений, работе с чатами, Лентой, Календарем и Диском. Также в Базе знаний сохранена запись скринкастов, которая может использоваться для обучения новых сотрудников и повторного ознакомления с функционалом текущих сотрудников.