Центр современного искусства

ЗАДАЧИ

  • определить ключевые требования для настройки CRM-системы, чтобы обеспечить максимальную эффективность и соответствие потребностям компании для автоматизации процессов Учета произведений искусства, Документооборота, а также обработки заявок, поступающих с сайта;
  • настройка структуры и прав доступа сотрудникам;
  • настроить интеграцию с сайтом на Tilda.
  • провести обучение по работе с функционалом Битрикс24, задачами и мобильным приложением, а также по использова-нию сотрудниками настроенных процессов; 
  • создать Базу знаний по работе с Битрикс24 для удобства изучения функционала новыми сотрудниками.
  • РЕШЕНИЕ

  • на совместных встречах были определены основные этапы процессов Учета произведений искусства (Смарт-процесс), Документо-оборота (Смарт-процесс) и обращений с сайта (воронка сделки);
  • предоставлена для согласования бизнес-процессов таблица с этапами воронки и смарт-процессов (техническое задание для настройки в Битрикс24);
  • настроены воронка и перечисленные смарт-процессы в соответствии с согласованной ранее таблицей, а также настроены необходимые поля и роботы, проведено тестирование на корректность работы описанных бизнес- процессов в воронке/смарт-процессах;
  • дополнительно настроен бизнес-процесс согласования в рамках смарт-процесса Документооборот; 
  • настроены права доступа к сделкам/смарт-процессам/контактам/компаниям в соответствии с требованиями для ограни-чения возможностей удаления/экспорта/импорта данных из Битрикс24;
  • была настроена интеграция с сайтом на Tilda, заявки из форм с сайта с данными автоматически попадают в Битрикс24 и формируют сделку и контакт в соответствии с логикой бизнес-процесса;
  • по итогам обучения сотрудники понимают, как настроить удобно персональное меню, заполнить корректно свой профиль, настроить индивидуальные уведомления, как работать с Мессенджером, Лентой, Календарем и Диском на базовом уровне. Запись обучения сохранена в Базе знаний в Битрикс24 для дальнейшего обучения новых сотрудников;
  • запись скринкастов сохранена в Базе знаний в Битрикс24 Заказчика для дальнейшего обучения новых сотрудников, а также возможности повторного ознакомления с функционалом текущих сотрудников;
  • создана База знаний с подробными инструкциями и руководствами по работе с Битрикс24 настроена структура Базы знаний для удобного поиска и доступа к информации. Запись скринкаста сохранена в Базе знаний в Битрикс24 для дальнейшего обучения новых сотрудников, а также возможности повторного ознакомления с функционалом текущих сотрудников.  
  • Хотите также? Нажмите и запишитесь на консультацию.

    Центр современного искусства Винзавод https://winzavod.ru/ является первым и самым большим частным центром современного искусства в России, объединяющим галереи, образовательные программы, студии, мастерские и шоу-румы. Собрав все направления современной культуры в одном пространстве, открытом для широкой аудитории, Винзавод поддерживает актуальное российское искусство и создает комфортную среду для его развития. Для повышения эффективности внутренних процессов была запущена автоматизация на платформе Битрикс24. В ходе проекта были выполнены следующие задачи::

    1. Предоставление таблицы с этапами воронки для согласования бизнес-процессов

    Первым этапом стало детальное изучение текущих бизнес-процессов ООО «МВК Эстейт» на совместных встречах и согласование с заказчиком ключевых этапов воронки. Была подготовлена таблица с этапами воронки, включающая этапы работы со сделками и смарт-процессами. Таблица была составлена в формате технического задания и направлена на согласование. 

    В таблице были учтены специфические особенности центра современного искусства. Это позволило создать универсальную и гибкую структуру, которая может адаптироваться под различные типы взаимодействия.

    2. Настройка воронки и смарт-процессов в Битрикс24

    После согласования таблицы с этапами воронки, была выполнена настройка воронки Сделки и смарт-процессов Учет произведе-ний искусства и Документооборот в CRM-системе Битрикс24. Воронка была разделена на этапы, соответствующие типам взаимо-действия: от первого контакта до завершения. В Смарт-процессах также выполнена связь между различными элементами.

    Для каждого этапа были настроены необходимые поля, которые позволяют сотрудникам вести полную историю взаимодействия. Также были настроены роботы, которые автоматически выполняют действия: создание задач, уведомления, переходы между эта-пами, создание заданий бизнес-процессов для сотрудников и другие.

    Проведено тестирование на корректность работы всех бизнес-процессов в воронке и смарт-процессах. Это позволило выявить и устранить возможные ошибки, а также убедиться в том, что система работает стабильно и соответствует требованиям заказчика.

    3. Настройка прав доступа к данным в Битрикс24

    Для обеспечения безопасности данных и соответствия внутренним политикам ООО «МВК Эстейт» была выполнена настройка прав доступа к сделкам, смарт-процессам, контактам и компаниям. Были ограничены возможности удаления, экспорта и импорта данных, чтобы предотвратить несанкционированные действия и сохранить целостность информации.

    Настройка прав доступа была выполнена с учетом ролей сотрудников: все сотрудники, администраторы, бухгалтерия, сотрудники архива. Это позволило создать гибкую систему управления доступом, которая соответствует структуре компании и её потребно-стям.

    4. Интеграция с сайтом на Tilda

    Для автоматизации получения заявок и формирования сделок и контактов была выполнена интеграция с сайтом на Tilda. Теперь все заявки, отправленные через формы на сайте, автоматически попадают в Битрикс24 и формируют сделку или контакт в соот-ветствии с логикой бизнес-процесса. 

    Были настроены правила маршрутизации данных, автоматическое создание карточек и задач. Это позволило сократить время на обработку заявок и повысить эффективность работы с потенциальными клиентами.

    5. Обучение сотрудников работе с Битрикс24

    Для повышения квалификации сотрудников было проведено обучение по работе с Битрикс24. Сотрудники получили знания о том, как настроить персональное меню, корректно заполнить профиль, настроить уведомления, а также работать с чатами, Лентой, Календарем и Диском на базовом уровне.

    Были разобраны основные функции системы, а также способы их применения в повседневной работе. Запись обучения была со-хранена в Базе знаний в Битрикс24 заказчика, чтобы её можно было использовать для обучения новых сотрудников.

    6. Обучение работе с задачами в Битрикс24

    Сотрудники прошли обучение по работе с задачами в Битрикс24. Были разобраны такие аспекты, как:

    - Создание и назначение задач
    - Контроль сроков выполнения
    - Планирование ежедневной деятельности на основе списка задач
    - Взаимодействие с коллегами через задачи
    - Создание индивидуальных шаблонов задач для повторяющихся действий

    Это позволило сотрудникам более эффективно планировать свою работу, контролировать сроки и взаимодействовать с коллегами. Запись обучения также была сохранена в Базе знаний в Битрикс24 заказчика для дальнейшего обучения новых сотрудников.

    7. Обучение работе с мобильным приложением Битрикс24

    Для повышения мобильности и удобства работы с системой было проведено обучение по работе с мобильным приложением Бит-рикс24. Сотрудники узнали, как выполнить настройки уведомлений, как работать с необходимым функционалом, а также как ис-пользовать приложение для контроля задач, общения и управления проектами.

    Обучение включало в себя демонстрацию основных функций мобильного приложения и инструкции по их применению. Запись обучения была сохранена в Базе знаний в Битрикс24 заказчика для дальнейшего обучения новых сотрудников.

    8. Обучение работе с CRM-системой и автозадачами

    Сотрудники получили обучение по работе с CRM-системой Битрикс24 и использованию автозадач в воронке и смарт-процессах. Были разобраны такие аспекты, как:

    - Работа с настроенными функционалами Сделок и Смарт-процессов Учет произведений искусства и Документооборот
    - Контроль необходимых процессов с помощью CRM
    - Использование автозадач для автоматизации рутинных действий
    - Использование заданий бизнес-процессов для согласования процессов документооборота

    Запись обучения также была сохранена в Базе знаний в Битрикс24 заказчика для дальнейшего обучения новых сотрудников.

    9. Сохранение скринкаста в Базе знаний

    Для удобства обучения и повторного ознакомления с функционалом была выполнена запись коротких скринкастов, которые были сохранены также в Базе знаний в Битрикс24 заказчика. Скринкасты демонстрируют работу с системой, включая настройку воро-нок, создание задач, работу с CRM и другие функции.

    Это позволило сотрудникам быстро находить нужную информацию и повторно ознакомиться с функционалом, если возникали вопросы. Также скринкаст может использоваться для обучения новых сотрудников, что сокращает время на адаптацию и повыша-ет эффективность работы.

    10. Создание и структурирование Базы знаний по работе с Битрикс24

    Для обеспечения быстрого доступа к необходимой информации была создана База знаний в Битрикс24. В нее были включены по-дробные инструкции и руководства по работе с системой. Была настроена структура Базы знаний, которая позволяет сотрудникам легко находить нужную информацию.

    База знаний включает разделы по работе с CRM, задачами, мобильным приложением, настройке уведомлений, работе с чатами, Лентой, Календарем и Диском. Также в Базе знаний сохранена запись скринкастов, которая может использоваться для обучения новых сотрудников и повторного ознакомления с функционалом текущих сотрудников.

    Хотите также? Нажмите и запишитесь на консультацию.